Czy Tobie też zdarza się przeładować dzień zadaniami tak, że pod jego koniec okazuje się, że zrobiłeś tylko część z tego, co zaplanowałeś? Jeżeli tak, to jest na to proste rozwiązanie – reguła 60/40.
Co to jest reguła 60/40?
Reguła 60/40 pomaga zaplanować w realny sposób czas tak, aby nie okazało się, że będzie potrzebne wydłużenie doby, by sprostać naszym planom. Reguła ta opiera się na prostym założeniu zgodnie, z którym nie można zaplanować co do minuty całego czasu, jaki mamy do dyspozycji każdego dnia.
W rzeczywistości zaplanować można tylko jego część. Zgodnie z omawianą regułą jest to 60% czasu, jaki mamy do dyspozycji danego dnia. Pozostałe 40% to rezerwa przeznaczona na nieoczekiwane działania i niezaplanowane czynności. Jest to nasz bufor czasowy. Wiele osób dodatkowo dzieli tę rezerwę na dwie połowy:
- 20% czasu na czynności nieoczekiwane,
- 20% czasu na czynności niezaplanowane (na przykład pracę twórczą / kreatywną, czy działania spontaniczne).
Ja wolę trzymać się podziału 60/40 i nie rozbijać na mniejsze części 40%, ponieważ moim zdaniem może komplikować jej stosowanie w praktyce. Ja planuje 60% czasu, a pozostałe 40% stanowi mój bufor bezpieczeństwa. Jeżeli nic się nie wydarzy, to zazwyczaj przeznaczam ten czas na czytanie książek, dokształcanie się, kontakty z bliskimi, malowanie figurek, czy pisanie książek.
Stosowanie zasady podziału czasu daje oprócz korzyści w postaci urealnienia naszych planów również:
- zwiększenie efektywności i produktywności,
- zmniejszenie poczucie tzw. niedoczasu,
- większe poczucie spokoju,
- niższy poziom stresu w sytuacji, gdy wypadnie coś nieprzewidzianego,
- spadek poziomu frustracji.
Reguła 60/40 w planowaniu projektów
Regułę 60/40 możesz wykorzystać również w planowaniu projektów, wtedy wystarczy, że dokonasz pewnej modyfikacji. Wystarczy, że do czasu, który założyłeś na realizację danego zadania, dołożysz 40% planowanego na nią czasu. Brzmi skomplikowanie? Wcale takie nie jest, spójrz na poniższe przykłady.
Jeżeli namalowanie obrazu zajmuje zajmuje Ci przeciętnie 100 godzin, to powinnaś dodać do niego 40% czasu na nieprzewidziane sytuacje. 40% ze 100 godzin to 40 godzina – czyli to będzie Twój bufor bezpieczeństwa. Łącznie powinnaś zaplanować na malowanie obrazu 140 godzin.
Jeżeli planujesz realizację projektu, który zajmie Ci 30 dni, to bufor bezpieczeństwa wyniesie w tym przypadku 12 dni, czyli na realizację projektu powinienem przewidzieć 44 dni.
Przykład – praca
W przypadku czasu w pracy sprawa jest prosta. Do dyspozycji mamy 8 godzin, z czego 3 godziny i 12 minut przeznaczasz na nieprzewidziane sytuacje. Zatem zaplanować w realny sposób jesteś w stanie 4 godziny i 48 minut.
Przykład – cały dzień
Przy planowaniu dnia pracy możesz zastosować podejście takie jak w przypadku planowania czasu w pracy, jednak faktycznie nasza doba ma pewną strukturę, którą trzeba uwzględnić w planowaniu. Poniżej przykład mojej doby i czasu, jaki mogę efektywnie zaplanować na inne czynności niezwiązane z codzienną rutyną.
Doba ma 24 godziny.
Zazwyczaj śpię 7 godzin dziennie.
Poranna rutyna zajmuje mi 2 godziny (śniadanie, poranna kosmetyka, ubranie się, nakarmienie kotów, porządki).
Pracuję zdalnie, więc nie przeznaczam żadnego czasu na dojazdy i powroty.
W pracy spędzam 8 godzin.
Rutyna popołudniowo-wieczorna zajmuje mi 3 godziny 30 minut (przygotowanie się do następnego dnia, kolacja, zajęcia dodatkowe córki, prace domowe itp.).
Pozostają mi do dyspozycji 3 godziny i 30 minut. Zatem powinienem zaplanować zadania na 60% tego czasu, czyli 2 godziny i 6 minut, pozostały czas to rezerwa.
Zadanie domowe
Zadanie 1
Weź czystą kartkę papieru i zaplanuj jutrzejszy dzień zgodnie z regułą 60/40 i zasadami opisanymi w dzisiejszym artykule. Jeżeli pracujesz, to oddzielnie zaplanuj czas, który spędzasz w pracy i oddzielnie czas poza pracą. Na koniec dnia przeanalizuje czy udało Ci się zrealizować założone plany i w jakim stopniu.
Zadanie 2
Wybierz jedno z zadań / celów, które masz do zrealizowania. Zastanów się ile czasu Ci zajmie i dodaj do niego bufor czasowy.
Powodzenia w planowaniu.